Tipy pro lektory Co má obsahovat přihláška na kroužek a jak na souhlasy
Co má obsahovat přihláška na kroužek a jak na souhlasy
Přihláška je jediné místo, kde si od rodiny berete osobní údaje - a většina formulářů se ptá na víc, než lektor kdy použije. Tady je, co do přihlášky patří, co ne a jak to formulovat, aby to sedělo s GDPR.
Co do přihlášky patří
O dítěti (u kurzů pro dospělé o účastníkovi):
- jméno a příjmení,
- datum narození - kvůli zařazení do skupiny podle věku, ne pro evidenci,
- zdravotní omezení, alergie a léky, které mají vliv na aktivitu,
- u menších dětí, kdo ho vyzvedává a jestli smí odcházet samo,
- případně předchozí zkušenost nebo úroveň, když podle toho dělíte skupiny.
O zákonném zástupci:
- jméno a příjmení,
- telefon - musí být funkční během lekce,
- e-mail pro informace a vyúčtování,
- adresa jen tehdy, když vystavujete faktury nebo potvrzení, kde ji potřebujete.
K organizaci: vybraný kurz nebo termín, od kdy, případně druhé dítě a sourozenecká sleva, a jak se o vás rodina dozvěděla (jedna otázka, která se vám při propagaci vrátí).
Co se ptát nemusíte
- Rodné číslo. Nepotřebujete ho k ničemu, co děláte, a je to citlivý údaj navíc.
- Číslo pojištěnce a jméno pojišťovny, pokud nevyjíždíte na vícedenní akce. Pak ano, ale jen na tu akci a po ní se maže.
- Zaměstnání rodičů, příjem, rodinný stav.
- Fotku dítěte do přihlášky.
- Všechno „pro jistotu“. Každý údaj navíc je něco, co musíte chránit, a co po vás může někdo chtít smazat.
Souhlas, nebo smlouva? Nejčastější omyl
Hodně lektorů dává do přihlášky větu „souhlasím se zpracováním osobních údajů“ a myslí si, že bez ní nesmí vést evidenci. Je to naopak: údaje, které potřebujete k tomu, abyste kurz vedli a vyúčtovali ho, zpracováváte kvůli plnění smlouvy (a účetní doklady kvůli zákonu). Na to souhlas nepotřebujete - a je to dobře, protože souhlas jde kdykoli odvolat, a vy byste pak nemohli vést ani docházku.
Souhlas si naopak vyžádejte na to, co nutné není:
- fotky a videa z lekcí na web, Instagram nebo do letáku,
- posílání nabídek dalších kurzů v příštích letech,
- zveřejnění jména ve výsledcích, na diplomu nebo v galerii.
Tyhle souhlasy dejte jako samostatná zaškrtávátka, nepředškrtnutá, a kurz na nich nesmí záviset. Rodina, která fotky nechce, musí mít stejný přístup jako ta, která je povolí - takže si u ní poznamenejte, že na společné fotky nepatří.
Co má být v informaci o zpracování
Nemusí to být tři strany právničiny. Stačí, když se rodina dozví:
- kdo údaje zpracovává (vaše jméno nebo název, IČO, kontakt),
- co a proč (vedení kurzu, docházka, komunikace, vyúčtování; fotky jen se souhlasem),
- jak dlouho (po dobu docházky a pak už jen to, co musí zůstat kvůli účetnictví - účetní doklady se archivují 5 let, u plátců DPH daňové doklady 10 let),
- komu se předávají (účetní, docházkový nebo fakturační systém - ten je zpracovatel, ne další správce),
- jaká má rodina práva (nahlédnout, opravit, nechat smazat, odvolat souhlas, stěžovat si na Úřad pro ochranu osobních údajů).
Když používáte nějaký online nástroj (docházku, fakturaci, rozesílání e-mailů), jste vůči rodinám správce a nástroj je váš zpracovatel. Měli byste s ním mít uzavřenou zpracovatelskou smlouvu - u slušných služeb je součástí podmínek a stačí ji odsouhlasit.
Vzor závěru přihlášky
Zpracování osobních údajů
Údaje z této přihlášky zpracovává {jméno / název, IČO, e-mail} pro vedení kurzu, docházky, komunikaci s vámi a vyúčtování. Uchováváme je po dobu docházky a dále jen doklady, které musíme držet kvůli účetnictví. Údaje nepředáváme nikomu kromě účetní a provozovatele docházkového systému. Kdykoli můžete požádat o jejich zpřístupnění, opravu nebo výmaz.
☐ Souhlasím s pořizováním fotografií z lekcí a jejich použitím na webu a sociálních sítích {název kurzu}. (Nepovinné, lze kdykoli odvolat.)
☐ Souhlasím se zasíláním informací o dalších kurzech na můj e-mail. (Nepovinné.)
☐ Seznámil/a jsem se s podmínkami kurzu, zejména s pravidly plateb, omluv a náhrad. (Povinné.)
Tohle je vzor, ne právní rada. U větší organizace nebo při zpracování zdravotních údajů nad rámec základních informací si text nechte zkontrolovat.
Papír, nebo online
Papírové přihlášky mají dvě nevýhody: musíte je opsat do seznamu (a při opisování vznikají chyby) a pak je někde bezpečně uložit. Online formulář je rychlejší pro obě strany a data z něj jdou rovnou do evidence.
Když zůstanete u papíru, aspoň:
- mějte jeden list na dítě, ne společný arch s údaji všech rodin,
- skladujte je zamčené, ne v tašce v autě,
- po skončení docházky je skartujte, nenechávejte je ležet roky „pro případ“.
A ať je přihláška kdekoli, pošlete rodině potvrzení, že dorazila. Nejistota „došlo to?“ je nejčastější důvod, proč vám pak lidi píšou do tří různých aplikací.
Čtyři časté chyby
- Ptát se na všechno. Dlouhý formulář snižuje počet přihlášek a zvyšuje vaši odpovědnost za data.
- Souhlas s fotkami svázaný s přihláškou. Takový souhlas není dobrovolný, a tedy neplatí.
- Žádná zmínka o podmínkách. Platby, omluvy a náhrady patří do přihlášky odkazem, jinak se jich později nedovoláte.
- Sdílená tabulka s odkazem „pro kohokoli s odkazem“. Seznam dětí s kontakty a zdravotními poznámkami do veřejně dostupného dokumentu nepatří.
Veď to je docházkový systém pro lektory kroužků a kurzů: docházka z mobilu, omluvenky a náhrady, online přihlášky a vyúčtování s QR platbou. Peníze chodí rovnou na váš účet, bez provize.
Jak to funguje ve Veď to
- Nabídka a přihlášky - Vaše stránka s kurzy, widget na web, katalog, čekací listina.
- Rodiny a účastníci - Evidence, import z Excelu, přístup rodičů, archivace a GDPR.