Tipy pro lektory › Začátek školního roku v kroužku: checklist pro lektora

Začátek školního roku v kroužku: checklist pro lektora

Začátek roku sežere lektorovi klidně deset hodin: přihlášky ze čtyř kanálů, přepisování dětí do tabulky, rozesílání informací a dohánění plateb. Většina té práce jde udělat jednou a pořádně. Tady je seznam k odškrtání.

Šest týdnů předem: termíny a kapacity

• Rozvrh: kdy, kde, pro jaký věk, jak dlouhá lekce. U každé skupiny si hned poznamenejte kapacitu - kolik dětí se do prostoru opravdu vejde, ne kolik by se vešlo.
• Prostor: potvrzená rezervace sálu nebo učebny na celé období, včetně toho, co se děje o prázdninách a svátcích.
• Kalendář: vypište si termíny lekcí dopředu a vyškrtejte státní svátky, podzimní, vánoční, pololetní, jarní a velikonoční prázdniny. Jarní prázdniny se liší podle okresu - podívejte se na ten svůj, ne na „ten obecný“.
• Cena: spočítejte ji až z počtu lekcí, které po vyškrtání zbyly. Tohle je nejčastější zdroj pozdějších sporů.

Čtyři týdny předem: přihlášky

• Jedna cesta k přihlášení. Odkaz na formulář, ne „napište mi“. Přihlášky ze čtyř kanálů (e-mail, SMS, WhatsApp, Messenger, papír) jsou hlavní důvod, proč začátek roku trvá deset hodin.
• Zeptejte se jen na to, co opravdu potřebujete: jméno a datum narození dítěte, kontakt na zákonného zástupce, zdravotní omezení relevantní pro aktivitu, souhlas s podmínkami. Rodné číslo nepotřebujete.
• Přednost stávajícím. Dejte svým rodinám týden náskok, než nabídku pustíte veřejně. Ušetří to zklamání na obou stranách.
• Čekací listina. Když je plno, ptejte se dál - ze zájemců se během září skoro vždy někdo hodí.
• Podmínky kurzu (platba, omluvy, náhrady, zrušení) mějte napsané a odkazujte na ně z přihlášky. Detailně v článku omluvenky v kroužku.

Dva týdny předem: seznamy a peníze

• Seznam dětí na jednom místě, ne v pěti souborech. Když už tabulku máte, nepřepisujte ji - většina nástrojů ji umí načíst z Excelu nebo CSV.
• Kontakty ověřte. Jeden telefon a jeden e-mail na rodinu, u rozvedených rodičů případně dva - a hned si poznamenejte, komu posílat vyúčtování.
• Variabilní symboly přidělte po rodinách a připravte vyúčtování s QR platbou (podrobně v článku jak vybírat peníze za kroužky).
• Sourozenecké a jiné slevy si zapište k rodině, ne do hlavy.

Týden předem: informace rodičům

Jeden e-mail, který obsahuje všechno, co se vás během září budou ptát:

• kdy a kde začínáme, kudy se vchází, kde se čeká,
• co si dítě nosí (převlečení, pomůcky, pití),
• jak omluvit lekci a do kdy,
• kolik to stojí, do kdy zaplatit a jak,
• na koho se obrátit, když se něco děje.

Uložte si ho jako vzor. Příští rok měníte jen data - a stejný text pošlete i rodinám, které se přidají během roku.

První lekce

• Prezenci zapisujte hned, ne večer z hlavy. První lekce bývá nejvíc rozházená a nejhůř se dohledává.
• Projděte zdravotní poznámky u dětí, které jdou poprvé.
• Potvrďte si, kdo dítě vyzvedává a jestli může odcházet samo.
• Zapište si, kdo nedorazil - u části z nich jde o nedoručenou informaci, ne o nezájem.

Do měsíce po startu

• Doplňte volná místa z čekací listiny, než se skupina sestaví a nový příchozí už bude cizí.
• Zkontrolujte platby a pošlete první upomínku. Čím dřív, tím míň nepříjemná.
• Vyčistěte seznam od dětí, které se nakonec nepřihlásily - jinak vám do konce roku kazí počty.
• Zapište si, co drhlo. Pět vět v poznámkách teď ušetří příští rok víc času než cokoli jiného.

Co se dá připravit jednou a používat roky

• text přihlášky a podmínky kurzu,
• vzor úvodního e-mailu a upomínky,
• vzor potvrzení o platbě pro zaměstnavatele a pojišťovny,
• seznam svátků a prázdnin pro váš okres,
• pravidla omluv a náhrad.

Čím víc z toho máte hotové z minulého roku, tím míň je začátek září o administrativě a tím víc o dětech.

Jak to funguje ve Veď to

• První kroky - Registrace, údaje a účet, místo, období, první kurz a lekce.
• Nabídka a přihlášky - Vaše stránka s kurzy, widget na web, katalog, čekací listina.
• Rozřazení do skupin - Skupiny na nový rok: termíny, odpovědi rodin, návrh, potvrzení a kurzy.

Další tipy