Rozřazení do skupin

Na konci školního roku se každý lektor ptá rodin, jestli dítě bude chodit dál, kdy můžou a s kým chce být ve skupině. Odpovědi chodí e-mailem, SMS i ústně a rozvrh se pak skládá jako puzzle. Rozřazovník to vezme za vás: rodiny vyplní jeden formulář, aplikace navrhne skupiny, rodiny termín potvrdí a z termínů vzniknou kurzy s rovnou zapsanými dětmi.

Funguje to rok v ostrém provozu u výtvarných kurzů s desítkami dětí. Najdete ho ve správě v Výuka → Rozřazovník, je v tarifu Lektor a vyšších.

Jak to probíhá

Jedno kolo (třeba „Výtvarka 2027/28“) prochází pěti stavy. Stav vidíte nahoře na stránce kola a měníte ho v Nastavení kola:

1. Příprava - vypisujete termíny a načítáte děti. Rodiče zatím nic nevidí.
2. Sběr odpovědí - formulář pro rodiče je otevřený, rozesíláte pozvánky a připomínky.
3. Rozřazování - formulář se zavře (noví zájemci už jen nechají kontakt), skládáte skupiny.
4. Potvrzování termínů - rodiny dostaly návrh a potvrzují ho. Přepne se samo po odeslání návrhu.
5. Uzavřeno - z termínů vznikly kurzy a děti jsou v nich zapsané.

1. Založte kolo a vypište termíny

V Rozřazovníku vyplňte název kola, období, pro které skupiny skládáte, a uzávěrku odpovědí. Pak přidejte nabízené termíny: den v týdnu, čas od-do, místo výuky, kapacitu a případně věkové rozmezí a poznámku („pro pokročilé“).

• Klidně vypište víc termínů, než kolik nakonec otevřete. Podle odpovědí uvidíte, o který je zájem, a nevyužitý termín se kurzem nestane.
• U každého termínu průběžně vidíte, kolika dětem vyhovuje (✓) a kolika jen v nouzi (~).
• V Nastavení kola můžete napsat text pro rodiče, který se ukáže nad formulářem (co se mění, ceny, termín zahájení), a první týden lekcí, který se zmíní v e-mailu s termínem.
• Rozdíl věku ve skupině: když ho vyplníte (třeba 3 roky), předvyplnění se snaží větší rozdíl nedělat a rozřazení na něj upozorní červeně.

2. Kdo odpovídá

• Stávající děti načtete tlačítkem Načíst děti z evidence - všechny aktivní, nebo jen z vybraných kurzů. Ke každému dítěti se uloží kontakt na rodiče a kurz, do kterého chodilo letos.
• Noví zájemci: zapněte v nastavení kola Přijímat i nové zájemce přes veřejný odkaz. Odkaz se objeví na vaší veřejné stránce a můžete ho dát i na web nebo Facebook. Formulář chrání Turnstile proti robotům.
• Telefonická přihláška: dítě přidáte ručně (Přidat dítě ručně) a rodičům pošlete jeho osobní odkaz.

3. Pozvánky a připomínky

Přepněte kolo na Sběr odpovědí a klikněte na Rozeslat pozvánky. Každá rodina dostane jeden e-mail s osobním odkazem, i když u vás má víc dětí - sourozenci se vyplňují v jednom formuláři. Odkaz funguje bez hesla a bez účtu.

• Připomenout neodpovězeným pošle e-mail jen těm, kdo ještě neodpověděli. Kdo odpověděl, nic nedostane.
• Pozvánku dostane jen ten, kdo ji ještě nedostal, takže tlačítko můžete použít i po načtení dalších dětí.
• U každého dítěte v seznamu vidíte, jestli odpovědělo, kdy bylo pozvané a připomenuté. Osobní odkaz najdete v detailu dítěte a můžete ho poslat i jinak (SMS, WhatsApp).

Co vyplňují rodiče

Formulář je jednoduchý a funguje na telefonu. Rodič u každého dítěte vyplní:

• Bude letos chodit? Odpověď „letos nepokračuje“ termíny schová a vy hned víte, s kým nepočítat.
• U každého termínu jednu ze tří možností: vyhovuje, v nouzi ano, nemůžeme. Tři stavy jsou schválně: s prostým ano / ne se rozvrh často nedá složit, „v nouzi“ vám dá prostor.
• S kým by chtěl(a) chodit - jméno kamaráda nebo kamarádky volným textem.
• Žádný termín nesedí? Kdy by mohli, a poznámku pro vás.

Rodiče nevidí, kolik dětí se do termínu hlásí. Nejde o rezervaci „kdo dřív přijde“, ale o dotazník, ze kterého skupiny skládáte vy. Do uzávěrky můžou odpověď přes stejný odkaz změnit, dvojí odeslání nic nezdvojí.

4. Přání: kdo chce být s kým

Přání rodiče píšou volným textem („s Aničkou Novou“, „se sourozencem“). V detailu dítěte je spárujete s konkrétním dítětem v kole:

• přání - předvyplnění se je snaží splnit, musí být spolu - mají silnou přednost (sourozenci, spolujízda autem),
• oboustranně - stačí spárovat jednou a přání platí pro obě děti.

V detailu dítěte je i poznámka pro vás, kterou rodič nevidí.

5. Rozřazení

Po uzávěrce přepněte kolo na Rozřazování a otevřete Rozřadit. Vlevo jsou nezařazené děti, vedle sloupce s termíny a počtem dětí vůči kapacitě.

Předvyplnit návrh

Tlačítko Předvyplnit návrh rozřadí děti, které odpověděly a zatím nikde nejsou:

• začíná u dětí s nejmenším výběrem termínů, aby se vešly i ty, které můžou jen jednou týdně,
• termín, který vyhovuje, má vždy přednost před termínem v nouzi, do termínu „nemůžeme“ dítě nedá nikdy,
• pak dává přednost skupině, kde už jsou kamarádi, kde je podobný věk a skupinám, které se už plní (radši dvě plné skupiny než tři poloprázdné),
• nepřekročí kapacitu termínu.

U dětí, které se nevešly, je krátké vysvětlení proč (všechny vhodné termíny jsou plné, nic nevyhovuje, zatím neodpověděl).

Ruční úpravy

• Dítě přetáhněte do jiného termínu, nebo mu termín vyberte v seznamu pod jménem (v seznamu je u termínů ✓ vyhovuje, ~ v nouzi, ✗ nemůžeme).
• Rámeček dítěte: žlutý = je v termínu jen „v nouzi“, červený = rodiče v tomhle termínu nemůžou.
• ♥ přání je splněné, ♡ kamarád je jinde.
• Zámek: zamčeného dítěte se předvyplnění nedotkne. Předvyplnění nesahá ani na děti, které už nějaký termín mají. Když chcete část návrhu přepočítat, vraťte ty děti mezi nezařazené a dejte Předvyplnit návrh znovu.
• Počet u termínu zčervená, když je skupina přeplněná. Rozdíl věku nad nastavenou mez se ukáže v hlavičce sloupce.

Matice (tlačítko na stránce kola) ukáže všechny odpovědi v jedné tabulce dítě × termín a jde stáhnout jako CSV do Excelu.

6. Návrh rodičům a potvrzení

Poslat návrh rodičům pošle každé rodině e-mail s přiděleným termínem. Rodič ho jedním klepnutím potvrdí, nebo napíše, že nevyhovuje a proč. Stav vidíte u každého dítěte (čekáme, potvrzeno, nevyhovuje s důvodem).

• Když dítě potom přesunete, dřívější potvrzení se zruší a příští Poslat návrh rodičům pošle e-mail jen těm, komu se termín změnil nebo ho ještě nedostali.
• Poslat znovu všem pošle návrh všem zařazeným, i těm, kdo už odpověděli.

7. Uzavření kola: kurzy a zápisy

Uzavřít kolo nejdřív ukáže souhrn: které kurzy vzniknou a s kým, kdo ještě nepotvrdil, komu termín nevyhovuje a kdo zůstane nezařazený. Pak vyplníte:

• název kurzů (doplní se den a čas, třeba „Výtvarka Út 15:00“), období, lektora, jak se platí (za lekci podle docházky, nebo paušál) a cenu,
• od kdy jsou děti v nových kurzech zapsané,
• které dosavadní kurzy končí - předvybrané jsou ty, odkud děti přecházejí. Zápisy v nich skončí den před začátkem nových, kurzy můžete rovnou archivovat,
• jestli poslat novým rodičům přístup do účtu (docházka, omluvy, platby).

Po potvrzení se najednou: z obsazených termínů založí kurzy, noví zájemci přibudou do evidence (rodina podle e-mailu, sourozenci spolu), všechny zařazené děti se zapíšou a kdo nepokračuje, se označí, že už nechodí. Když se cokoli nepovede, nezmění se nic. Děti, kterým termín nevyhovuje, se nezapíšou, dokud je nepřesunete.

V nových kurzech pak už jen vygenerujete lekce - svátky a prázdniny se vynechají samy.

Tipy

• Pololetí: kolo jde použít i v pololetí, třeba jen pro nové zájemce a uvolněná místa.
• Zájemci po uzávěrce: když je zapnutý veřejný odkaz, zájemce po skončení sběru nechá jen kontakt a kdy by mohl. Ukáže se mezi dětmi kola a zařadíte ho ručně.
• Dítě bez e-mailu: zařadit ho jde, jen mu pozvánka ani návrh nepřijdou. Pošlete mu osobní odkaz jinak.
• Smazání kola smaže odpovědi, kurzy, které z něj vznikly, zůstanou.