Tipy pro lektory › Jak rozřadit děti do skupin na nový školní rok

Jak rozřadit děti do skupin na nový školní rok

Rozřazení do skupin je jednou za rok a pokaždé stejně nepříjemné: každá rodina může jindy, kamarádky chtějí spolu a sál má kapacitu. Jde to zvládnout na čtyři kroky a bez stovky e-mailů.

Proč to bolí

Rozřazení je úloha se třemi zadáními, která si navzájem odporují: každá rodina může jen v některé časy, děti chtějí chodit s kamarády a vy máte omezený počet míst v omezeném počtu termínů. Když se to řeší e-maily, strávíte týdny dohadováním a stejně na konci někoho zklamete.

Pomáhá otočit postup: nejdřív vypsat termíny, pak se ptát. Otázka „kdy vám to vyhovuje?“ vyrobí tolik různých odpovědí, kolik je rodin. Otázka „který z těchto pěti termínů vám vyhovuje, který by šel nouzově a který vůbec?“ se dá vyhodnotit.

Krok 1: Vypište termíny dřív, než se zeptáte

• Vyjděte z toho, co máte jisté: volné hodiny v sále a vaše vlastní kapacita (kolik skupin týdně reálně utáhnete).
• Nabídněte o jeden až dva termíny víc, než kolik skupin chcete otevřít. Dává to prostor pro posouvání a termín, který nikdo nechce, prostě neotevřete.
• U každého termínu napište pro jaký věk nebo úroveň je a kapacitu. Rodina pak sama vyřadí to, co nedává smysl.
• Rozmyslete si dojíždění ze školy: kroužek v 15:00 pro druhý stupeň nebo v 17:30 pro šestileté bude prázdný bez ohledu na to, co lidi zaškrtnou.

Krok 2: Ptejte se na preference, ne na jeden termín

U každého termínu ať rodina označí jednu ze tří možností: vyhovuje / nouzově / nevyhovuje. Tím dostanete prostor k manévrování, který při výběru jednoho termínu nemáte.

Zeptejte se ještě na:

• s kým chce dítě chodit (jmenovitě) - tohle je zdaleka nejsilnější důvod, proč rodiny zůstávají nebo odcházejí,
• sourozence, kteří potřebují navazující nebo společný čas,
• věk nebo dosavadní zkušenost, pokud podle toho dělíte úrovně,
• poznámku volným textem - většinou je v ní to podstatné („v úterý máme plavání do 16, stihneme to tak tak“).

Dejte uzávěrku a napište, co se stane po ní („kdo neodpoví do 25. 5., zařadíme ho tam, kde zbyde místo“). Bez uzávěrky dorazí polovina odpovědí až v září.

Ptejte se stávajících rodin i nových zájemců najednou a stejnou formou. Když se nejdřív domluvíte se stávajícími a pak doplňujete nové, musíte už hotové skupiny znovu rozebírat.

Krok 3: Sestavte skupiny

Pořadí, ve kterém se rozhoduje, ať se nezacyklíte:

1. Nejdřív ti, kdo mají jedinou možnost. Rodina, které vyhovuje jen čtvrtek, nemá kam jinam jít - umístěte ji první.
2. Pak dvojice a sourozenci. Přání „chceme spolu“ se plní mnohem hůř, když je skupina skoro plná.
3. Pak zbytek podle toho, kde je volno, s ohledem na věk a úroveň.
4. Nakonec zkontrolujte okraje: nemáte někde skupinu o třech dětech a jinde o dvanácti? Malé skupiny spojte, dokud to jde - viz bod zlomu v propočtu ceny.

Dvě pravidla, která ušetří nervy: nepřeplňujte kvůli jedné rodině (v září přijdou další) a neslibujte nic dopředu, dokud nemáte hotový celek.

Krok 4: Pošlete k potvrzení, až pak zapisujte

Hotový návrh pošlete rodinám s jasnou lhůtou na potvrzení. Teprve potvrzené zařazení zapisujte do seznamů a posílejte vyúčtování.

• Napište konkrétní termín, místo a od kdy, ne jen „úterní skupina“.
• U rodin, které dostaly svou nouzovou variantu, přidejte jednu větu proč. Dělá to větší rozdíl, než by se zdálo.
• Kdo nepotvrdí do lhůty, uvolňuje místo - a napište to dopředu.
• Po potvrzení už skupiny neměňte. Jedno přesunutí vyvolá tři další.

Co s těmi, na které nezbylo místo

• Udělejte z nich čekací listinu, ne odmítnuté. Do konce září se obvykle pár míst uvolní.
• Dejte vědět, kdy se ozvete („do 20. 9. budu vědět víc“), i když to bude zpráva, že místo není.
• Když se sejde dost zájemců o jeden termín, zvažte další skupinu - tohle je nejlevnější způsob, jak růst.
• Nabídněte jinou aktivitu nebo jiný den, pokud máte. Rodina, která někam patří, se vrátí příští rok.

Čím to dělat

• Tabulka: řádky rodiny, sloupce termíny, do buněk ano / nouzově / ne. Funguje do zhruba třiceti rodin, pak se v tom ztratíte.
• Anketa typu Doodle: dobrá na sběr, ale neumí kapacity, kamarády ani potvrzení - výsledek stejně přepisujete.
• Nástroj na rozřazení: sbírá odpovědi, hlídá kapacitu, navrhne skupiny a pošle je k potvrzení. Vyplatí se, když máte víc skupin a každý rok to řešíte znovu.

Pět chyb, které to zbytečně protáhnou

1. Ptát se otevřeně „kdy můžete?“ místo výběru z termínů.
2. Řešit to po jednom - deset telefonátů a nic z toho se nedá porovnat.
3. Pustit zápis „kdo dřív přijde“. Rychlejší rodiče nejsou ti, kterým termín nejvíc sedí, a kamarádské dvojice se tím rozhází.
4. Zapomenout na sourozence a vyrobit rodině dva kroužky ve stejný čas na dvou místech.
5. Potvrzovat po telefonu a pak si nepamatovat, kdo co slíbil. Potvrzení musí být psané.

Jak to funguje ve Veď to

• Rozřazení do skupin - Skupiny na nový rok: termíny, odpovědi rodin, návrh, potvrzení a kurzy.
• Nabídka a přihlášky - Vaše stránka s kurzy, widget na web, katalog, čekací listina.
• E-maily, nástěnka a SMS - Automatické a hromadné e-maily, nástěnka, SMS, průzkum.

Další tipy